Než fyzicky přijmeme nového zaměstnance do zaměstnání, nesmíme zapomenout na nutné kroky, které jsou třeba provést, aby byl nástup v pořádku i po legislativní stránce.
1. Vstupní lékařská prohlídka: musí být provedena před samotným nástupem nového pracovníka do zaměstnání. Zaměstnanec na základě zaměstnavatelem vystavené žádosti podstoupí prohlídku buď u svého praktického lékaře (kategorie první a zároveň neexistuje pokyn od zaměstnavatele, aby prohlídku podstoupil u závodního lékaře) nebo u závodního lékaře (kategorie druhá a vyšší). V případě, že vyšleme nového zaměstnance k závodnímu lékaři, musí si zaměstnanec k prohlídce obstarat u svého praktického lékaře výpis ze zdravotní dokumentace. Veškeré náklady za vstupní lékařskou prohlídku jdou za zaměstnavatelem.
2. Vstupní školení BOZP a požární ochrany: musí být provedeno nejpozději první den nástupu zaměstnance do zaměstnání.
3. Pracovní dokumenty:
a) pracovní smlouva – je dokument, kterým obě strany (zaměstnanec a zaměstnavatel) svým podpisem stvrzují souhlas se všemi podmínkami smluvního vztahu. Smlouva může obsahovat de facto cokoli, na čem se účastníci smlouvy domluví a co nerozporuje legislativě dle zákoníku práce. Ovšem jsou tři povinné údaje, které pracovní smlouva obsahovat musí. A těmi jsou Druh práce, datum nástupu do zaměstnání a místo výkonu práce. Pracovní smlouva musí být podepsána nejpozději v den nástupu zaměstnanec do zaměstnání.
b) údaje o mzdě – mzdové podmínky mohou být obsaženy přímo v pracovní smlouvě, zde mluvíme o smluvní mzdě nebo mohou být obsaženy v samostatném dokumentu zvaném mzdový výměr. Další možností, jak může zaměstnavatel stanovit mzdu je vnitřní předpis zaměstnavatele.
c) Informace o obsahu pracovního poměru – jedná se o popis práv a povinností vyplývajících z pracovního poměru. Informace mohou být zakotveny přímo v pracovní smlouvě a nebo, pokud jsou stanoveny vnitřním předpisem firmy, musí být s nimi zaměstnance seznámen nejpozději do 1 měsíce od vzniku pracovního poměru.
d) Souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů – je dokument, kterým zaměstnanec dává souhlas, aby mohl zaměstnavatel nakládat s jeho osobními údaji v potřebném rozsahu nutném např. pro vedení osobního spisu zaměstnance a jednání s úřady.
e) další dokumenty – dalšími dokumenty, které mohou být součástí přijímacího procesu nového zaměstnance jsou např. etický kodex, dokument o mlčenlivosti citlivých údajů zaměstnavatele, popis pracovního místa, adaptační plán aj.
f) prohlášení poplatníka daně z příjmu – je dokument důležitý pro zpracování mezd. Obsahuje údaje o slevách na zaměstnance, na děti, partnera a slouží jako podklad pro roční zúčtování daně.
